I Jornada sobre Gestión Documental en Patrimonio Distribuido
D. Alberto Torres, Director General de Sagarbe XXI, durante la presentación del acto.
El pasado 29 de abril tuvo lugar en Madrid la I Jornada sobre Gestión Documental en Patrimonio Distribuido, organizada por Sagarbe XXI, con la pretensión de crear un foro de encuentro para los profesionales del sector implicados en la regulación, control, y gestión de locales dispersos geográficamente.
Al encuentro asistieron importantes firmas de retail, ingenierías, y empresas de mantenimiento, que destacaron la visión de conjunto sobre la problemática de la gestión documental, al contar entre los ponentes con representantes de todos los actores implicados en el proceso: organismo regulador, organismo de control, propiedad y empresa mantenedora.
D. Vicente Castillo, Director Gerente en Aucatel, empresa reguladora, hizo un repaso del marco regulatorio actual y normativa documental, desde el inicio de actividad hasta la posterior inspección de actividad y periodos de revisión para las instalaciones en función de sus características técnicas. Especial atención en su exposición hizo sobre la “declaración responsable” para el inicio de actividad y sus posibles consecuencias, así como la externalización de la tramitación e inspección de licencias de algunas Comunidades Autónomas, como Madrid o Cataluña.
De izda. a dcha. D.Alberto Verdejo (FNAC), D. Juan José González (BSA Control), D. Vicente Castillo (Aucatel)
D. Juan José González, Director Técnico en BSA Control, hizo especial hincapié en la regulación que afecta a los equipos de climatización y las instalaciones, cuya documentación de las revisiones debe estar debidamente cumplimentada ante las posibles inspecciones, relatando los casos más frecuentes de incumplimiento que detectan en su actividad de control. Destacó la importancia de evitar gases fluorados y elementos contaminantes del medioambiente. También especificó la necesidad de tener al día el libro de mantenimiento expreso para la instalación con una hoja por equipo instalado, y el alto consumo de tiempo que tiene para los técnicos rellenar adecuadamente esta documentación. Todos estos temas pueden dar lugar a sanciones graves y costosas para la propiedad si no se realizan correctamente.
D. Alberto Verdejo, Responsable Técnico Nacional de Inmuebles en FNAC, aportó el punto de vista de la propiedad e hizo un repaso por las dificultades que muchas veces las multinacionales afrontan internamente para conseguir tener toda la documentación en orden. Cuando una empresa de retail afronta un periodo de expansión muchas veces se crea un departamento independiente para la gestión, que cuenta con el trabajo de arquitectos y empresas constructoras externas. Cuando no hay relación con el departamento de mantenimiento y sus requerimiento se dificulta la posterior labor de los mismos, que tienen que recabar información a posteriori de forma muy laboriosa y levantando pesquisas, y no siempre con buen acceso a las instalaciones que deben mantener.
D. Alberto Torres, Director General de Sagarbe XXI, aportó su dilatada experiencia como empresa mantenedora, poniendo de manifiesto la necesidad de asesoramiento que en muchos casos precisa la propiedad tanto en lo referente a normativa como a la mejor forma de mantener sus locales, que en ocasiones entra en conflicto con las partidas presupuestarias. Hay una necesidad de mejorar los procesos, y en este sentido aprovechó la ocasión para compartir con los asistentes la nuevas herramienta informática creada por Sagarbe XXI para facilitar la gestión de documentación en una dispersión de locales, de forma que esté accesible a los distintos actores implicados, y facilite la gestión y el cumplimiento de los plazos de acuerdo a normativa, así como un servicio de gestión documental para sus clientes.
Muy interesante fue también el debate posterior en el que participaron ponentes y asistentes, donde se puso de manifiesto el interés no sólo de cumplir con las normativas, sino de evitar accidentes que pudieran tener fatales consecuencias, destacando el sentido de responsabilidad de las empresas representadas.
Ponentes y asistentes de empresas como Abercrombie & Fitch o Pro&In conversan durante el desayuno.
En definitiva, una mañana enriquecedora para todos, que transcurrió de forma distendida el pasado 29 de abril en el hotel Hilton de Madrid, donde los asistentes pudieron disfrutar de un pequeño desayuno buffet a media mañana para facilitar la interacción y diálogo entre asistentes y ponentes.
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